协同管理信息化 开启互联网+组织管理

2018-03-02| 发布者: 昜先生| 查看: 3585

文/胡守云中国企业在改革开放以后蓬勃发展了三十余年,企业信息化也高速发展了近30年,从最早的纸质文件到DOS版的wps稿纸文件(也算中国特色了)、word文档的企业档案的电子化,到财务软件因应国家要求对资金和报税管 ...

协同管理信息化 开启互联网+组织管理

文/胡守云

中国企业在改革开放以后蓬勃发展了三十余年,企业信息化也高 速发展了近30年,从最早的纸质文件到DOS版的wps稿纸文件(也算中 国特色了)、word文档的企业档案的电子化,到财务软件因应国家要 求对资金和报税管理而全面普及,再到ERP对采购、销售和生产过程 的物流、资金流和票据的管理,随着企业互联网站的市场应用,而各 类用于设计、研发和生产过程的专业生产和研发工具软件也得到了极大的普及,不仅仅是文字和数据处理了。 企业信息化支撑了企业组织的规范化管理,但中国企业的效率似乎并没有因信息化而大幅度提升,回顾中国经济高速发展的引擎,我 们看到的依然是低廉的劳动力和巨大的需求市场,加上国家在基础设 施的的巨大投资拉动,我们过了几十年的好日子,以至于2016年中国 的出境游人数超过了1.2亿人,这基本上是整个日本的人口。

进入21世纪的今天,低廉的劳动力消失了,资源已经被过度利 用,因而环境和食品安全成为主要的抱怨点,而我们人均的GDP实在 是不高,ERP希望大幅度提升企业效率的期望没有完全实现,究其原 因在于组织效率不高,协作效率很低,这既是今天的静态现实,也说 明我们企业发展具有巨大的发展空间。试想,如果我们的组织效率提 升到美国的1/3的水平,我们的GDP增长将上升100%,从宏观上来看, 这不算一个非常高的目标。

分析原因是多方面,其中我们的组织效率不高在于企业组织机 构、部门和人的效率不高,协作效率不高,信息不对称和制度执行不 到位是关键,而传统的ERP信息化将人也作为资源进行管理,将人进 行了“物化”,以机械论的管理对生产线和物资进行控制和管理,可 能是走错了管理的方向。

管理应该是对人的管理,企业的发展应该以人为中心,企业发展 的目标是以提供产品和服务给客户,从而盈利为目的,所以以人为中 心构建企业的管理信息系统,这是企业管理的根本性出路。更进一 步,如果能够实现跨组织、跨企业之间的价值链和生态链的协作,将 有可能大幅度提升产业的效率和质量,而这也需要信息化做支撑。

从生产管理走向组织管理,再从组织管理走向生态管理,大幅度 提升生态协作链的效率及个人效率、组织效率和生态效率,成为组织 信息化的新的发展方向。

以上介绍以企业举例,而实际上政府、事业单位也都是有目的的 组织系统,虽然不会直接以盈利为目标进行考核,但为保障目标的实 现和组织的长期可持续有效,组织效率的提升,人员效率的提升依然 是根本,基础是一致的。

企业发展数百年,企业的管理也经历了百年的发展。企业管理领 域群星闪耀,管理学丛林蓬勃发展,而企业信息化对企业管理增加了 新的元素,能够在信息层面解决企业信息不对称的问题,从而减少中 间的管理环节,实现组织的更加扁平化的管理,也能够使得企业之间 的信息交换和互动变得更加快捷,而契约可以通过互联网进行组织从 而大幅度提升效率和客观性,这些改变了组织管理的某些形态,但没 有改变组织的本质,组织的部门化、层级结构、专业化分工以及制度 管理与协调依然是组织管理的基础结构,通过岗位和职级的定义,个 人在企业这种二级组织结构中获得了确定性的位置,使得组织上下 级、横线的协作具有了确定性的规则,能够积聚人力资本,实现组织 的目标,因而组织这种有机的结构本身通过信息化进行了增强,更大 规模的组织以及组织内的团队协作、跨部门协作成为更有效的方式。 由于企业与客户间的信息交流的通路已经没有障碍,配合企业机制的 改进,能够使得客户服务、企业产品发展更加有效率,客户参与的组 织产品规划、设计和研发成为可能,但这些都是基于组织本身的结构 的,应该说,企业信息化没有改变组织的层级结构和分工体系,组织 规模变得更大的同时组织的层级变少。

回到组织管理本身,依然以企业为例,企业生产的目的是为了获 得利润,企业生产的组织按照经济学理论包括土地(资源)、资本和 劳动力,被成为生产三要素,发展经济学强调技术和企业家的作用, 认为企业家精神是根本,有些加入了企业家要素(也有的加入了技术 要素),而企业家和技术是企业组织生产过程和要素的利用效率的提 升,是一种综合的因素。以一般的工业企业为例,在生产的增值部分 中,劳动力成本在55%~70%之间,而这部分构成要素的效率构成了企 业的主要产出与成本之处的比率,以62%为中值进行计算,如果人的 效率提升20%,则企业的人均产出将增加12.4%,这是非常巨大的产能 增长,因而以人为中心提升组织效率是供给侧改革提升效率和产能的 根本,技术改造固然可以提升人均效率,但需要巨大的投资和缓慢的 技术增长,而对于人的效率的提升将大幅度提升组织效率。

综观中国的企业,以市场经济配置资源和产品竞争从上世纪90年代初开始全面展开,赶上中国经济高速发展的好时机,因而以做大为 基础的量的增长成为了企业增长的主流方式,而根本的原因在于中国 市场的巨大需求(想想13.7亿人的消费能力的巨大增长需求),但随 着农村劳动力转入城市(含城镇)接近尾声,大量的中产的兴起,我 国的经济消费以填补空白式的经济增长模式已经不再有巨大的机会。 另一方面,出口方面因为劳动力成本低廉的成本优势也已经不再,而 我们产品的质量却还未上升到中产需要的水平,因而不是出口的问 题,而是出国游的买、买、买的不断的消费进口,这本身就预示着消 费结构需要升级和变化,推究产品质量和品质的提升,软技术实力和 管理能力是根本。

中国经济和社会的巨大进步变化,逼迫中国企业做出响应,而互 联网特别是移动互联网技术提供了这样的机会,我们有机会通过侧翼 进攻的市场策略方式,大幅度提升中国产品的质量和品质,从而大幅 度提升竞争力,比如产品本身智能化并通过物联进入互联网可以成 为“互联网+产品”,生产现场和过程的智能化和互联网化可以成为 “互联网+制造”,而对于中国企业本身的互联网化改造,可以称作 “互联网+组织”,需要特别说明企业本身就是最近300年才大规模兴 起的二级社会组织(一级组织是家庭),而政府作为二级组织已经有 数千年的历史,特别是中国的两千多年帝制封建积淀了大量的组织级 管理经验(也有糟粕),批判式的吸收融合将会产生很大价值。

组织作为一种社会概念,是一种虚拟的非物质化的有机结构,我 们不能称一个办公楼代表企业,也不能说国家关于公司注册的一纸文 书就是企业,当然企业法人代表也不是企业本身,现代企业作为一种 法人机构,是一种能够行使经济责任、创造物质财富的生产性经营结 构的实体,其实是虚拟体,仅仅存在于我们能的认知和法律的许可之 中,正因为这样,企业的信息化本身不是对仓库、资金和账本的信息 化,而是对组织本身进行信息化的描述,这才是信息化的本源。

组织是什么、组织有什么是一个高度复杂的问题,管理学上有很 多不同视角的描述,比如巴纳德认为组织是由目标、意愿和沟通构 成,明茨伯格对组织的内涵和外延做了相对精确的描述,对组织内涵 来,包括部门、团队、人员,因为目标而存在,是任务协作的集合 体,组织结构是实现组织目标的方法和手段,组织架构本身是战略的 实现工具,而岗位分工、部门和层级结构是系统论的复杂系统的基本 结构,虽然不完美,但由于能够聚集大量的人员分层、分类协作,迄 今为止也基本上是唯一可靠的可持续的结构,虽然有各种变形,也是 一个基础的架构。

组织模型是组织构成的“有型实体”的基础结构,职场中的人员通过部门、岗位、职级决定了个体作为职业人士在组织中的位置,也 决定了向谁汇报、做什么工作以及作为管理人员安排哪些人员的工作 的指挥职能,组织因为“有形的模型”而形成了组织的管理架构,也 由此决定组织横向和纵向的协调机制、命令链,而人是组织工作的中 心,他们以团队的模式按“群落”方式工作,形成了强大的组织能力。

纵向的命令、汇报,横向的组织协调以形成业务能力从而服务于 客户,使得组织的制度建设、政策法规和直接的命令指挥都需要大量 的信息互动和沟通需要,而传统的管理软件比如ERP对这些基本上没 有描述,所以严格意义来说,虽然资金管理、物流管理和票据管理 (其实票据是对有形的生产性事务的信息化)也属于企业管理的范 畴,而其更像是专业管理的软件,为某一方面或者某一个部门的目的 而服务,虽然资金是企业的基础也是资本的主要形式。

协同管理软件以组织本身作为信息化的对象,以人为中心,对组 织的内涵、外延和组织运转的工作过程的行为进行信息化,对组织概 念中的单位、部门、岗位、人员及其职级进行信息化描述,定位了人 作为组织这种社会结构中的位置,抓住了工作行为的基础结构,通 过工作流程将制度化的工作串接起来,使得组织的制度的落地执行 过程被信息化了,从而使得组织的基础运作过程得以自动执行,对于 自动化的流程来说,人的工作行为成为了自动运转的组织行为中的一 个节点。另外一方面,将组织运转所需要的知识比如针对客户的解决 方案、内部的命令、公告和通知以非结构化的知识文档的形式组织起 来,以树状的文档结构,从属于单位、部门和个人,扩展支持组织中 的团队协作场景,比如项目协作、问题解决团队等的结构。

再进一步,组织与组织中人的工作界面我们称之为组织的门户, 或者称之为我们的办公控件,而就其本质来看,现实中的物理办公空 间不仅仅是生产产品的场所,更是组织内部相互协作、沟通的工作场 所,是工作活动的场所,而这个场所本身也是也应该信息化并互联网 化的,注意到此时的门户不仅仅是信息、文档和知识的聚合场所也就 是通常的互联网门户,更是组织活动的场所,从而成为互联网化的工 作空间,是组织的虚拟的工作场所。

再进一步抽象组织的概念,我们将组织视同为一个基于社会的产 物,一种社会化的物种,给予组织以生命特征的有机结构的延展,我 们可以洞察到组织作为社会的构成因素,基于互联网开放、互动和连 接的结构,组织可以成为互联网中的一个自组织、自学习、自成长的 有生命的有机体,从而实现组织在互联网下的智慧存在,人在组织中 成为组织的构成单元,与组织本身进行连接、互动和融合,而组织外 的组织也就是组织之间可以互动,从而构成价值生态,组织与社会 中的人可以互动、共享和分享信息,从而构成一种B2C的互动关系, 这在传统的缺乏互联网连接的社会中必须是依据人的记忆、思维而存 在与人的头脑中,互联网带来了组织的“客观的第三方”存在,使得 组织在互联网下活了起来。试想,在互联网下的虚拟办公空间将来取 代现实的办公室的场景,如果加入VR、AR等特性,组织的空间也可以 加入虚拟的三维场景结构,比如视觉构造(现在很多游戏已经部分实 现),从而使得虚拟的办公场景与现实的办公场景实现融合,比如会 议室、办公室,至少可以扩展会议室和办公室的结构,能够在一个容 纳10个人的会议室、办公室为基础,通过互联网的现实增强技术使得 办公、会议空间扩展从而支持更多的人在既是虚拟也是现实的办公空 间中协同工作。

回到目前致远协同管理软件来看,我们已经完成了单位、部门、 岗位、人员和职级的构造,扩展出了集团的架构,对于门户空间、团 队协作的项目空间,以及基于业务的协作空间(CAP)的构造,初步 完成了组织的互联网构造,未来进一步扩展这些结构,加强协同理论 研究,将组织中的单位、部门、岗位、人员直接做为互联网信息化的 主体,一定是可行的,而对于人员,从基于互联网的工作过程的记录 到工作过程本身进入互联网空间,成为互联网线上的一个组织行为活 动,这将使得组织突破现实的物理空间的限制,甚至部分地代替人的 管理工作,而象承上启下的传达型管理工作被替代,汇报的信息因时 空限制而加快,从而可以大幅度提升组织的命令链效率和管理幅度, 实现组织的降低层级的扁平化管理,极大地提升组织工作的效率。

更进一步,探索网络化的“部落式”的团队协作结构,构造互联 网下的组织生态结构,也可能有更大的发展机会。


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